8 reglas de oro para organizar un evento cultural

El diseño de espacios y experiencias relacionadas con la cultura requiere de una organización detallada. A continuación, te contamos 8 reglas de oro para que la celebración de un evento cultural resulte un éxito.

Pasos previos a la planificación

Antes de planificar el diseño de eventos culturales debes tener en cuenta varios factores. Entre los principales, se encuentran observar las medidas de precaución o sanitarias necesarias para que el evento pueda celebrarse, y conocer el presupuesto disponible.

Esto es muy importante, porque no solo marcará la envergadura del evento. El presupuesto puede ser decisivo para determinar la duración del evento o si cuenta con presentadores o invitados especiales, entre otras cosas. Pero, además, si sigues una serie de pasos tendrás muchas más facilidades para organizar un evento y que sea un éxito.

Reglas de oro para que un evento cultural salga perfecto

Una vez tengas claro el presupuesto con el que cuentas, y si hay que tomar o no medidas sanitarias, llega el momento de ponerse manos a la obra y empezar con la organización. Para que salga bien tienes siempre que tener en cuenta varios pasos. Los principales son los siguientes:

1 - En primer lugar, debes conocer el tipo de evento cultural del que se trata. Esto determinará su envergadura, público destino, invitados si los hay, formato, lugar donde se celebrará, etc.

2 - En función de lo anterior, tocará elegir el recinto o entorno en el que tendrá lugar. Por ejemplo, una sala de exposiciones para una muestra de fotografía o una sala de conferencias para una presentación de un libro. Si te dedicas a la organización de eventos, necesitarás contar con listados de diversos tipos de recintos.

3 - La mayoría de estos eventos tienen un importante peso de lo que se denomina networking. Y, para que este salga bien, es bueno contar con un pequeño catering que sirva algo de comida y bebida antes, durante, o después del evento. Generalmente, el catering será distinto en función del tipo de evento cultural del que se trate.

4 - Además de un listado de recintos en los que celebrar un evento cultural, también debes tener siempre a mano otras listas con todo tipo de proveedores: catering, equipo de sonido e informático, mobiliario para eventos, personal auxiliar, etc. De esta manera, siempre sabrás a quién llamar para contratar sus servicios en la organización de un evento cultural. El hecho de tenerlos listos, además, te evita pérdidas de tiempo buscando sugerencias o recomendaciones.

5 - Una vez organizado el evento, siempre según los gustos del público objetivo, toca promocionarlo. Para ello tienes que tener en cuenta varios factores: el público que quieres atraer, la cantidad de asistentes, o la audiencia a la que se lo comunicarán tanto si asisten como si no. Conocer todos estos factores te permitirá trazar el plan de promoción.

6 – Cuando tengamos identificado el tipo de público al que dirigirse para cada propósito, toca seleccionar qué tipo de promoción del evento cultural es necesaria para conseguir que alcance el máximo impacto posible. Para ello, es importante insertar mensajes y elementos de promoción en todos los medios en los que pueda encontrarse su público objetivo. O, al menos, en los principales. Para ello, hay que elaborar un plan de promoción y comunicación del evento.

7 - Un evento cultural tiene que promocionarse en medios y canales especializados donde se encuentre su público objetivo. Si el evento cultural que estás organizando es un concierto, tendrás que acudir a medios que traten de música y espectáculos. Dentro de los primeros, además, tendrás que ser selectivo en función del estilo y tipo de música del concierto. En función del tipo de evento, por tanto, habrá que enfocar la promoción en medios tanto generalistas como especializados.

8 - De cara a la promoción del evento, sobre todo si tiene cierto nivel, contar con la presencia de invitados conocidos y de personalidades influyentes del mundo de la cultura hará que pueda tener más relevancia.