Así es la dirección de proyectos aplicada al sector artístico

Desde la construcción hasta la tecnología, se aplica a todo tipo de campos. Y el sector artístico no es menos: adopta sus principios y enfoques y se beneficia de ellos en la dirección artística.

¿Qué es la dirección de proyectos?

La dirección de proyectos se puede definir como una metodología estructurada para planificar, organizar y controlar los recursos con el objetivo de lograr un objetivo específico dentro de un marco de tiempo y presupuesto determinado. En el contexto artístico, esto se puede traducir en la planificación y ejecución de proyectos creativos, como la producción de una película, la organización de una exposición de arte o la creación de una obra teatral. Aunque las características del sector artístico difieren de otros sectores más tradicionales, los principios fundamentales siguen siendo aplicables en campos como el diseño publicitario, para iconografía o para el director de arte.

¿Cuáles son las etapas en la dirección de proyectos dentro del sector artístico?

Igual que ocurre en cualquier tipo de proyecto, en el sector del arte la dirección de proyectos también tiene varias etapas relevantes. Vamos a verlas.

Inicio

En la fase inicial es donde definimos los objetivos que tiene el proyecto. Aquí identificamos quién es el target y definimos una visión global del mismo. Ponemos un ejemplo para que sea más fácil de entender: si lo que estamos planificando es una exposición de arte, en esta etapa se define el tema de la misma, quiénes participarán y qué resultados esperamos.

Etapa de planificación

Esta es la fase donde se elabora un plan muy exhaustivo en el que detallamos al milímetro, qué tareas se asignan a cada miembro del equipo, el presupuesto con el que contamos y el cronograma. En el caso de que fuera una película, aquí se planificaría la preproducción, la producción y la postproducción. También se asignarían las tareas y se programarían las distintas actividades.

Fase de ejecución

Es el momento en el que el proyecto, realmente, comienza a cobrar vida. Las tareas que están asignadas comienzan a realizarse según el cronograma que se ha detallado en la fase anterior. Por poner un ejemplo, y siguiendo el de la película, se filmarían escenas o se crearían distintas piezas de arte.

El seguimiento y el control

Durante la etapa de seguimiento y control, como reza el subtítulo, es cuando se sigue el proceso del proyecto y, en caso de que se produzca alguna desviación del plan establecido, se adoptan las medidas necesarias. En el caso de que se esté grabando un disco, por ejemplo, este sería el momento de escuchar y ajustar las grabaciones según necesidades.

La fase de cierre

Es la fase final en la que se evalúa el éxito del proyecto, se entregan los resultados al cliente y se termina de finalizar, como la liquidación de las cuentas. Si tomamos como ejemplo una obra de teatro, aquí podríamos ver la representación final y la recogida de feedback de personal y audiencia.

Pasos a seguir para crear un plan de proyecto artístico

Crear un plan de proyecto sólido es esencial para el éxito de cualquier iniciativa artística. Sigue estos pasos para desarrollar un plan efectivo:

1. Definir el alcance: en primer lugar, es necesario establecer claramente los objetivos y resultados que se esperan del proyecto. Por ejemplo, si estás organizando un festival de música, es necesario determinar cuántos artistas van a participar y cuántos asistentes se esperan.
2. Desglosar el proyecto en tareas: es una gran idea dividir el proyecto en tareas más pequeñas y que sean más manejables. En la producción de un cortometraje, las tareas pueden ser, entre otras, escribir el guion, seleccionar locaciones y diseñar vestuario.
3. Asignar los recursos: es necesario asignar los recursos que se van a necesitar para cada tarea, como personal, equipo, materiales y presupuesto. Para una instalación artística, esto podría implicar la determinación de qué materiales artísticos se necesitarán y cuánto costarán.
4. Establecer las tareas dependientes: aquí se establece qué tareas deben completarse antes de que otras puedan comenzar. Para el caso de una exposición de pintura o escultura, por ejemplo, es importante que las obras estén terminadas antes de la fecha de montaje.
5. Crear un cronograma: hay que fijar las fechas de inicio y finalización para cada tarea y hacer un cronograma general del proyecto. Si tomamos como referencia un proyecto de diseño gráfico, esto quiere decir que hay que definir cuándo se debe completar el boceto, cuándo se realizarán las revisiones y cuándo se va a entregar el diseño final.
6. Gestionar los riesgos: es fundamental gestionar adecuadamente los posibles obstáculos o desafíos y desarrollar estrategias para mitigarlos. En la producción de una película, esto podría incluir planificar alternativas en caso de mal tiempo durante las escenas exteriores.
7. Comunicación y colaboración: contar con un canal de comunicación es crucial. Para ello, establece canales claros de comunicación entre los miembros del equipo y los interesados. Para un proyecto de danza, asegúrate de que los coreógrafos, bailarines y técnicos estén en sintonía.
8. Seguimiento y ajustes: a medida que el proyecto avanza, hay que hacer un seguimiento regular del progreso en comparación con el plan. Si organizas un concierto, debes, por ejemplo, revisar las ventas de entradas y ajustar la estrategia de promoción si es necesario.

Importancia de la dirección de proyectos en el Arte

La aplicación de la Dirección de Proyectos en el sector artístico aporta varios beneficios:

1. Gestión eficiente: ayuda a optimizar el uso de recursos limitados, como tiempo y dinero, maximizando así la eficiencia en la realización de proyectos artísticos.
2. Planificación estratégica: proporciona una estructura para la planificación estratégica y la definición clara de objetivos, lo que ayuda a evitar la deriva y la falta de dirección.
3. Control de calidad: facilita el control de calidad a lo largo de todas las etapas del proyecto. Esto asegura que los resultados finales cumplan con los estándares deseados.
4. Gestión de riesgos: permite identificar pronto posibles riesgos y la planificación de estrategias para afrontarlos.
5. Colaboración efectiva: promueve la colaboración entre los miembros del equipo y los interesados, lo que lleva a una comunicación más clara y un mejor flujo de trabajo.
6. Medición: facilita la evaluación objetiva del éxito del proyecto al comparar los resultados alcanzados con los objetivos establecidos inicialmente.

La dirección de proyectos aplicada al sector artístico no solo es posible, sino también necesaria. Aunque los proyectos creativos pueden tener características únicas, los principios fundamentales siguen siendo relevantes para garantizar la planificación, ejecución y finalización de iniciativas artísticas. Al adoptar esta metodología, se pueden lograr los objetivos creativos de manera más organizada y eficiente, lo que contribuye a la realización de proyectos artísticos excepcionales.